Surat Menyurat

Dalam era informasi ini kegiatan administrasi semakin komplek disamping berbagai macam peraturan yang ada dalam kehidupan sosial masyarakat yang juga mempengaruhi perkembangan pengolahan surat. Kesadaran dan perhatian terhadap surat yang secara informatif memberikan gambaran mengenai proses administrasi tersebut tampaknya sudah banyak disadari oleh berbagai instansi pemerintah. Oleh karena itu penciptaan, penggunaan dan penyampaian surat merupakan hal yang menjadi perhatian dibanyak kantor atau organisasi yang menjalankan sistem administrasi modern. Surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi dalam suatu instansi pemerintahan. Surat juga memiliki peranan penting dalam penyampaian informasi yang tidak langsung, agar komunikasi melalui surat dinilai efektif maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas supaya penerima atau pembaca tidak menimbulkan salah arti. Mengingat pentingnya surat dalam suatu pemerintahan maka surat dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan fungsi serta tujuan surat tersebut

Berbagai cara sistem yang dibuat untuk mengontrol surat bukan hanya untuk mendukung kegiatan administrasi dan kewajiban, namun juga surat telah dikelola secara efisien. Ditambah lagi dengan adanya sedikit demi sedikit lingkungan kerja. Dari sistem perkantoran yang jalan secara manual berubah menjadi sistem otomatis perkantoran yang bergantung pada penggunaan komputer sebagai alat bantu manajemen.Tak terlewatkan untuk mendefinisikan apa yang dimaksud surat menyurat dan komunikasi yang baik dan yang lebih penting, bagaimana melakukannya. Semuanya bertujuan untuk memahami secara lebih baik bagaimana manusia memahami dan bertukar gagasan. Dalam penulisan Tata Cara Surat Menyurat Dalam Instansi Pemerintah. Penulis memberikan syarat dengan cara tertentu yang anda harapkan agar bisa dipahami dalam menginformasikan suatu masalah. Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Seperti telah dikatakan bahwa mengadakan hubungan dengan surat apalagi dalam sebuah organisasi, instansi atau sebuah perusahaan untuk hal-hal yang tertentu memerlukan persiapan-persiapan yang meliputi :

1.      Persiapan pendiktean atau pengimlaan.

2.      Penulisan steno dan pengetikannya.

3.      Kertas-kertas dan alat-alat tulis.

4.      Pengiriman surat.

5.      Pengarsipan.

6.      Pemakaian tenaga kerja manusia seperti juru tik, konseptor, ahli membuat surat dan sebagainya.

Dengan demikian surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan dengan bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha. Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :

Ø  Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik, membuat surat yang baik dan juga memperbaiki surat.

Ø  Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya, sehingga, menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.

Ø  Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk dan keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang efektif dan efisien.

Ø   Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat atau warkat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.

Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan tugas-tugas pokok organisasi, korespondensi atau surat menyurat merupakan kegiatan staff atau servise staff, tetapi kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi. Dengan demikian yang perlu mengerti surat adalah :

·         Seluruh pejabat atau pegawai baik dalam organisasi swasta, maupun instansi pemerintah maupun perusahaan.

·         Pejabat staff maupun pejabat lini terlibat dalam pemeriksaan surat, seperti surat-surat yang dikirimkan keluar Negeri dari suatu organisasi, konssepnya selalu dibuat oleh pejabat lini sesuai dengan tugasnya masing-masing.

·         Para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam hal surat-surat tertentu, karena sesuatu alasan terpaksa membuat surat sendiri.

Sedangkan yang perlu menguasai surat adalah :

·         Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa dan memeriksa konsep-konsep surat.

·         Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.

·         Sekretaris, apakah dia sebagai sekretaris pejabat maupun sekretaris organisasi atau unit organisasi.

·         Juru tik, harus menguasai tehnik pengetikannya, terutama menguasai bentuk-bentuk surat.

v  Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, diantaranya :

-          Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.

-          Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.

-          Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tanggap.

·         Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal-hal sebagai berikut :

1)      Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang ditulis.

2)      Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan dari pengirim.

3)      Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.

4)      Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.

5)      Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.

6)      Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.

7)      Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.\

A.    Jenis-jenis Surat

1.      Berdasarkan Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

a)      Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

b)      Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

c)      Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

d)     Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

e)      Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi

B.     Ciri-ciri surat dinas:

a)      Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

b)      Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

c)      Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

d)     Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

e)      Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

f)       Format surat tertentu

C.     Berdasarkan Wujud Surat

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :

1)      Surat Yang menggunakan Kartu Pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.

2)      Warkat Pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

3)      Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.

4)      Surat Terbuka dan Surat Tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.

5)      Memorandum dan Nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.

6)      Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

7)      Surat Biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

D.    Berdasarkan Keamanan Isinya.

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :

1)      Surat Sangat Rahasia

Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

2)      Surat Rahasia

Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

3)      Surat konfidensial

Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

E.     Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:

1)      Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

2)      Surat Segera

Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

3)      Surat Biasa

Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

F.      Berdasarkan Dinas Pos

Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :

a)      Surat Biasa

            Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

b)      Surat Kilat

Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.

c)      Surat Kilat Khusus

            Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .

d)     Surat tercatat

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.

G.    Ciri-Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

-          Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

-          Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:

-          Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

-          Menghilangkan basa-basi

-          Menambahkan unsur penjelas yang hilang

-          Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

-          Menempatkan tanda baca yang tepat

-          Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.

Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.