everythings

Sabtu, 01 November 2014

Kasus dan Permasalahan Etika Bisnis

Dalam menciptakan etika bisnis, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain adalah:

ü Pengendalian diri

ü Pengembangan tanggung jawab social (social responsibility)

ü Mempertahankan jati diri dan tidak mudah untuk terombang-ambing oleh pesatnya perkembangan informasi dan teknologi

ü Menciptakan persaingan yang sehat

ü Menerapkan konsep “pembangunan berkelanjutan”

ü Menghindari sifat 5K (Katabelece, Kongkalikong, Koneksi, Kolusi, dan Komisi)

ü Mampu menyatakan yang benar itu benar

ü Menumbuhkan sikap saling percaya antara golongan pengusaha kuat dan golongan pengusaha ke bawah

ü Konsekuen dan konsisten dengan aturan main yang telah disepakati bersama

ü Menumbuhkembangkan kesadaran dan rasa memiliki terhadap apa yang telah disepakati

ü Perlu adanya sebagian etika bisnis yang dituangkan dalam suatu hokum positif yang berupa peraturan perundang-undangan.

Ada 3 jenis masalah yang dihadapi dalam Etika yaitu

1. Sistematik

Masalah-masalah sistematik dalam etika bisnis pertanyaan-pertanyaan etis yang muncul mengenai sistem ekonomi, politik, hukum, dan sistem sosial lainnya dimana bisnis beroperasi.

2. Korporasi

Permasalahan korporasi dalam perusahaan bisnis adalah pertanyaan-pertanyaan yang dalam perusahaan-perusahaan tertentu. Permasalahan ini mencakup pertanyaan tentang moralitas aktivitas, kebijakan, praktik dan struktur organisasional perusahaan individual sebagai keseluruhan.

3. Individu

Permasalahan individual dalam etika bisnis adalah pertanyaan yang muncul seputar individu tertentu dalam perusahaan. Masalah ini termasuk pertanyaan tentang moralitas keputusan, tindakan dan karakter individual.

Secara umum, prinsip-prinsip yang berlaku dalam bisnis yang baik sesungguhnya tidak bisa dilepaskan dari kehidupan kita sebagai manusia, dan prinsip-prinsip ini sangat erat terkait dengan sistem nilai yang dianut oleh masing-masing masyarakat.

Sonny Keraf (1998) menjelaskan, bahwa prinsip etika bisnis sebagai berikut;

1) Prinsip otonomi; adalah sikap dan kemampuan manusia untuk mengambil keputusan dan bertindak berdasarkan kesadarannya tentang apa yang dianggapnya baik untuk dilakukan.

2) Prinsip kejujuran. Terdapat tiga lingkup kegiatan bisnis yang bisa ditunjukkan secara jelas bahwa bisnis tidak akan bisa bertahan lama dan berhasil kalau tidak didasarkan atas kejujuran. Pertama, jujur dalam pemenuhan syarat-syarat perjanjian dan kontrak. Kedua, kejujuran dalam penawaran barang atau jasa dengan mutu dan harga yang sebanding. Ketiga, jujur dalam hubungan kerja intern dalam suatu perusahaan.

3) Prinsip keadilan; menuntut agar setiap orang diperlakukan secara sama sesuai dengan aturan yang adil dan sesuai kriteria yang rasional obyektif, serta dapat dipertanggung jawabkan.

4) Prinsip saling menguntungkan (mutual benefit principle) ; menuntut agar bisnis dijalankan sedemikian rupa sehingga menguntungkan semua pihak.

5) Prinsip integritas moral; terutama dihayati sebagai tuntutan internal dalam diri pelaku bisnis atau perusahaan, agar perlu menjalankan bisnis dengan tetap menjaga nama baik pimpinan/orang2nya maupun perusahaannya.

Etika pada Organisasi Perusahaan

Dapatkan pengertian moral seperti tanggung jawab, perbuatan yang salah dan kewajiban diterapkan terhadap kelompok seperti perusahaan, ataukah pada orang (individu) sebagai perilaku moral yang nyata? Ada dua pandangan yang muncul atas masalah ini .

Ekstrem pertama, adalah pandangan yang berpendapat bahwa, karena aturan yang mengikat, organisasi memperbolehkan kita untuk mengatakan bahwa perusahaan bertindak seperti individu dan memiliki tujuan yang disengaja atas apa yang mereka lakukan, kita dapat mengatakan mereka bertanggung jawab secara moral untuk tindakan mereka dan bahwa tindakan mereka adalah bermoral atau tidak bermoral dalam pengertian yang sama yang dilakukan manusia.

Ekstrem kedua, adalah pandangan filsuf yang berpendirian bahwa tidak masuk akal berpikir bahwa organisasi bisnis secara moral bertanggung jawab karena ia gagal mengikuti standar moral atau mengatakan bahwa organisasi memiliki kewajiban moral. Organisasi bisnis sama seperti mesin yang anggotanya harus secara membabi buta mentaati peraturan formal yang tidak ada kaitannya dengan moralitas. Akibatnya, lebih tidak masuk akal untuk menganggap organisasi bertanggung jawab secara moral karena ia gagal mengikuti standar moral daripada mengkritik organisasi seperti mesin yang gagal bertindak secara moral.

Bab IV Kesimpulan Dan Saran

4.1 Kesimpulan

Dalam berbisnis setiap perusahaan mempunyai target yang harus terpenuhi dan mempunyai tujuan untuk memperluas target pasarnya tidak hanya dalam taraf nasional tetapi internasional. Namun dalam perjalanannya banyak hal yang harus diperhatikan salah satunya adalah etika dalam berbisnis. Pada produk Indomie ini bukan hanya keuntungan yang maksimal dan memperluas target pasar tetapi kepuasan konsumen dan transparasi bahan baku yang digunakan juga harus diperhatikan sehingga dapat membentuk perusahaan yang kokoh dan memiliki daya saing yang tinggi dan patut diperhitungkan.

Sumber Referensi

http://reza-ajie.mhs.narotama.ac.id/2012/10/08/tugas-etika-bisnis-makalah-pelanggaran-etika-bisnis/

http://n2cs.wordpress.com/2012/11/03/etika-bisnis/

http://handy10208564.blogspot.com/2012/12/etika-bisnis-dan-korupsi.html

http://okaardhi.wordpress.com/category/etika-bisnis/

http://citraanggreini.blogspot.com/2011/11/etika-bisnis.html

http://hizkiayufioctaviani.blogspot.com/2013/10/contoh-kasus-pelanggaran-etika-bisnis_15.html

ETIKA BISNIS

I . Pengertian Etika Bisnis

Etika bisnis merupakan cara untuk melakukan kegiatan bisnis, yang mencakup seluruh aspek yang berkaitan dengan individu, perusahaan dan juga masyarakat. Etika Bisnis dalam suatu perusahaan dapat membentuk nilai, norma dan perilaku karyawan serta pimpinan dalam membangun hubungan yang adil dan sehat dengan pelanggan/mitra kerja, pemegang saham, masyarakat. Perusahaan meyakini prinsip bisnis yang baik adalah bisnis yang beretika, yakni bisnis dengan kinerja unggul dan berkesinambungan yang dijalankan dengan mentaati kaidah-kaidah etika sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku. Etika Bisnis dapat menjadi standar dan pedoman bagi seluruh karyawan termasuk manajemen dan menjadikannya sebagai pedoman untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari dengan dilandasi moral yang luhur, jujur, transparan dan sikap yang profesional.

Tiga pendekatan dasar dalam merumuskan tingkah laku etika bisnis, yaitu :

1) Utilitarian Approach : setiap tindakan harus didasarkan pada konsekuensinya. Oleh karena itu, dalam bertindak seseorang seharusnya mengikuti cara-cara yang dapat memberi manfaat sebesar-besarnya kepada masyarakat, dengan cara yang tidak membahayakan dan dengan biaya serendah-rendahnya.

2) Individual Rights Approach : setiap orang dalam tindakan dan kelakuannya memiliki hak dasar yang harus dihormati. Namun tindakan ataupun tingkah laku tersebut harus dihindari apabila diperkirakan akan menyebabkan terjadi benturan dengan hak orang lain.

3) Justice Approach : para pembuat keputusan mempunyai kedudukan yang sama, dan bertindak adil dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan baik secara perseorangan ataupun secara kelompok.

II. INDIKATOR ETIKA BISNIS

Dari berbagai pandangan tentang etika bisnis, beberapa indikator yang dapat dipakai untuk menyatakan apakah seseorang dan suatu perusahaan telah melaksanakan etika bisnis dalam kegiatan usahanya antara lain adalah: Indikator ekonomi; indikator peraturan khusus yang berlaku; indikator hukum; indikator ajaran agama; indikator budaya dan indikator etik dari masing-masing pelaku bisnis.

1) Indikator Etika bisnis menurut ekonomi adalah apabila perusahaan atau pebisnis telah melakukan pengelolaan sumber daya bisnis dan sumber daya alam secara efisien tanpa merugikan masyarakat lain.

2) Indikator etika bisnis menurut peraturan khusus yang berlaku. Berdasarkan indikator ini seseorang pelaku bisnis dikatakan beretika dalam bisnisnya apabila masing-masing pelaku bisnis mematuhi aturan-aturan khusus yang telah disepakati sebelumnya.

3) Indikator etika bisnis menurut hukum. Berdasarkan indikator hokum seseorang atau suatu perusahaan dikatakan telah melaksanakan etika bisnis apabila seseorang pelaku bisnis atau suatu perusahaan telah mematuhi segala norma hukum yang berlaku dalam menjalankan kegiatan bisnisnya.

4) Indikator etika berdasarkan ajaran agama. Pelaku bisnis dianggap beretika bilamana dalam pelaksanaan bisnisnya senantiasa merujuk kepada nilai- nilai ajaran agama yang dianutnya.

5) Indikator etika berdasarkan nilai budaya. Setiap pelaku bisnis baik secara individu maupun kelembagaan telah menyelenggarakan bisnisnya dengan mengakomodasi nilai-nilai budaya dan adat istiadat yang ada disekitar operasi suatu perusahaan, daerah dan suatu bangsa.

6) Indikator etika bisnis menurut masing-masing individu adalah apabila masing-masing pelaku bisnis bertindak jujur dan tidak mengorbankan integritas pribadinya.

III. PRINSIP ETIKA DALAM BERBISNIS

Secara umum, prinsip-prinsip yang dipakai dalam bisnis tidak akan pernah lepas dari kehidupan keseharian kita. Namun prinsip-prinsip yang berlaku dalam bisnis sesungguhnya adalah implementasi dari prinsip etika pada umumnya.

a) Prinsip Otonomi

Orang bisnis yang otonom sadar sepenuhnya akan apa yang menjadi kewajibannya dalam dunia bisnis. la akan sadar dengan tidak begitu saja mengikuti saja norma dan nilai moral yang ada, namun juga melakukan sesuatu karena tahu dan sadar bahwa hal itu baik, karena semuanya sudah dipikirkan dan dipertimbangkan secara masak-masak. Dalam kaitan ini salah satu contohnya perusahaan memiliki kewajiban terhadap para pelanggan, diantaranya adalah:

Ø Memberikan produk dan jasa dengan kualitas yang terbaik dan sesuai dengan tuntutan mereka;

Ø Memperlakukan pelanggan secara adil dalam semua transaksi, termasuk pelayanan yang tinggi dan memperbaiki ketidakpuasan mereka;

Ø Membuat setiap usaha menjamin mengenai kesehatan dan keselamatan pelanggan, demikian juga kualitas Iingkungan mereka, akan dijaga kelangsungannyadan ditingkatkan terhadap produk dan jasa perusahaan;

Ø Perusahaan harus menghormati martabat manusia dalam menawarkan, memasarkan dan mengiklankan produk.

Untuk bertindak otonom, diandaikan ada kebebasan untuk mengambil keputusan dan bertindak berdasarkan keputusan yang menurutnya terbaik. karena kebebasan adalah unsur hakiki dari prinsip otonomi ini. Dalam etika, kebebasan adalah prasyarat utama untuk bertindak secara etis, walaupun kebebasan belum menjamin bahwa seseorang bertindak secara otonom dan etis. Unsur lainnya dari prinsip otonomi adalah tanggungjawab, karena selain sadar akan kewajibannya dan bebas dalam mengambil keputusan dan tindakan berdasarkan apa yang dianggap baik, otonom juga harus bisa mempertanggungjawabkan keputusan dan tindakannya (di sinilah dimung-kinkan adanya pertimbangan moral). Kesediaan bertanggungjawab merupakan ciri khas dari makhluk bermoral, dan tanggungjawab disini adalah tanggung jawab pada diri kita sendiri dan juga tentunya pada stakeholder

b) .Prinsip Kejujuran

Bisnis tidak akan bertahan lama jika tidak ada kejujuran, karena kejujuran merupakan modal utama untuk memperoleh kepercayaan dari mitra bisnis-nya, baik berupa kepercayaan komersial, material, maupun moril. Kejujuran menuntut adanya keterbukaan dan kebenaran. Terdapat tiga lingkup kegiatan bisnis yang berkaitan dengan kejujuran:

Ø Kejujuran relevan dalam pemenuhan syarat-syarat perjanjian dan kontrak. Pelaku bisnis disini secara a priori saling percaya satu sama lain, bahwa masing-masing pihak jujur melaksanakan janjinya. Karena jika salah satu pihak melanggar, maka tidak mungkin lagi pihak yang dicuranginya mau bekerjasama lagi, dan pihak pengusaha lainnya akan tahu dan tentunya malas berbisnis dengan pihak yang bertindak curang tersebut.

Ø Kejujuran relevan dengan penawaran barang dan jasa dengan mutu dan harga yang baik. Kepercayaan konsumen adalah prinsip pokok dalam berbisnis. Karena jika ada konsumen yang merasa tertipu, tentunya hal tersebut akan rnenyebar yang menyebabkan konsumen tersebut beralih ke produk lain.

Ø Kejujuran relevan dalam hubungan kerja intern dalam suatu perusahaan yaitu antara pemberi kerja dan pekerja, dan berkait dengan kepercayaan. Perusahaan akan hancur jika kejujuran karyawan ataupun atasannya tidak terjaga.

c) Prinsip Keadilan

Prinsip ini menuntut agar setiap orang diperlakukan secara sama sesuai dengan aturan yang adil dan kriteria yang rasional objektif dan dapat dipertanggungjawabkan. Keadilan berarti tidak ada pihak yang dirugikan hak dan kepentingannya. Salah satu teori mengenai keadilan yang dikemukakan oleh Aristoteles adalah

Ø Keadilan legal. Ini menyangkut hubungan antara individu atau kelompok masyarakat dengan negara. Semua pihak dijamin untuk mendapat perlakuan yangsama sesuai dengan hukum yang berlaku. Secara khusus dalam bidang bisnis, keadilan legal menuntut agar Negara bersikap netral dalam memperlakukan semua pelaku ekonomi, negara menjamin kegiatan bisnis yang sehat dan baik dengan mengeluarkan aturan dan hukum bisnis yang berlaku secara sama bagi semua pelaku bisnis.

Ø Keadilan komunitatif. Keadilan ini mengatur hubungan yang adil antara orang yang satu dan yang lain. Keadilan ini menyangkut hubungan vertikal antara negara dan warga negara, dan hubungan horizontal antar warga negara. Dalam bisnis keadilan ini berlaku sebagai kejadian tukar, yaitu menyangkut pertukaran yang fair antara pihak-pihak yang terlibat.

Ø Keadilan distributif. Atau disebut juga keadilan ekonomi, yaitu distribusi ekonomi yang merata atau dianggap adil bagi semua warga negara. Dalam dunia bisnis keadilan ini berkaitan dengan prinsip perlakuan yang sama sesuai dengan aturan dan ketentuan dalam perusahaan yang juga adil dan baik.

d) Prinsip Saling Menguntungkan

Prinsip ini menuntut agar semua pihak berusaha untuk saling menguntungkan satu sama lain. Dalam dunia bisnis, prinsip ini menuntut persaingan bisnis haruslah bisa melahirkan suatu win-win situation.

e) Prinsip Integritas Moral

Prinsip ini menyarankan dalam berbisnis selayaknya dijalankan dengan tetap menjaga nama baiknya dan nama baik perusahaan.

Dari kelima prinsip yang tentulah dipaparkan di atas, menurut Adam Smith, prinsip keadilanlah yang merupakan prinsip yang paling penting dalam berbisnis. Prinsip ini menjadi dasardan jiwa dari semua aturan bisnis, walaupun prinsip lainnya juga tidak akan terabaikan. Karena menurut Adam Smith, dalam prinsip keadilan khususnya keadilan komutatif berupa no harm, bahwa sampai tingkat tertentu, prinsip ini telah mengandung semua prinsip etika bisnis lainnya. Karena orang yang jujur tidak akan merugikan orang lain, orang yang mau saling menguntungkan dengan pibak Iain, dan bertanggungjawab untuk tidak merugikan orang lain tanpa alasan yang diterima dan masuk akal.

Sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Etika_bisnis

http://apriyantihusain.blogspot.com/2012/04/v-behaviorurldefaultvmlo.html

http://apriyantihusain.blogspot.com/2012/04/prinsip-etis-dalam-berbisnis.html

Ernawan, Erni. 2011. Business Ethics. Penerbit: Alfabeta. Bandung

http://baddaysp.blogspot.com/2013/10/pengertian-etika-bisnis-indikator-etika.html

ETIKA BISNIS

I . Pengertian Etika Bisnis

Tiga pendekatan dasar dalam merumuskan tingkah laku etika bisnis, yaitu :

3) Justice Approach : para pembuat keputusan mempunyai kedudukan yang sama, dan bertindak adil dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan baik secara perseorangan ataupun secara kelompok.

II. INDIKATOR ETIKA BISNIS

1) Indikator Etika bisnis menurut ekonomi adalah apabila perusahaan atau pebisnis telah melakukan pengelolaan sumber daya bisnis dan sumber daya alam secara efisien tanpa merugikan masyarakat lain.

4) Indikator etika berdasarkan ajaran agama. Pelaku bisnis dianggap beretika bilamana dalam pelaksanaan bisnisnya senantiasa merujuk kepada nilai- nilai ajaran agama yang dianutnya.

6) Indikator etika bisnis menurut masing-masing individu adalah apabila masing-masing pelaku bisnis bertindak jujur dan tidak mengorbankan integritas pribadinya.

III. PRINSIP ETIKA DALAM BERBISNIS

a) Prinsip Otonomi

Ø Memberikan produk dan jasa dengan kualitas yang terbaik dan sesuai dengan tuntutan mereka;

Ø Memperlakukan pelanggan secara adil dalam semua transaksi, termasuk pelayanan yang tinggi dan memperbaiki ketidakpuasan mereka;

Ø Perusahaan harus menghormati martabat manusia dalam menawarkan, memasarkan dan mengiklankan produk.

b) .Prinsip Kejujuran

c) Prinsip Keadilan

d) Prinsip Saling Menguntungkan

Prinsip ini menuntut agar semua pihak berusaha untuk saling menguntungkan satu sama lain. Dalam dunia bisnis, prinsip ini menuntut persaingan bisnis haruslah bisa melahirkan suatu win-win situation.

e) Prinsip Integritas Moral

Prinsip ini menyarankan dalam berbisnis selayaknya dijalankan dengan tetap menjaga nama baiknya dan nama baik perusahaan.

Sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Etika_bisnis

http://apriyantihusain.blogspot.com/2012/04/v-behaviorurldefaultvmlo.html

http://apriyantihusain.blogspot.com/2012/04/prinsip-etis-dalam-berbisnis.html

Ernawan, Erni. 2011. Business Ethics. Penerbit: Alfabeta. Bandung

http://baddaysp.blogspot.com/2013/10/pengertian-etika-bisnis-indikator-etika.html

Sabtu, 03 Mei 2014

Sebuah Teka teki

Malam itu hujan deras menguyur bumi ciptaan Tuhan ini. Tetesan air hujan yang jatuh memberi irama pada atap rumahku. Angin yang berhembus membuat pepohonan dan dedaunan melambai-lambai. Tak kuasa aku menahan rasa kantuk ini, mata ku sayu ingin segera memasuki alam bawah sadarku. Terlelap ku dalam keindahan dunia lain yang membawaku ke mimpi yang cukup membingungkan. Mimpi yang memiliki sejuta teka-teki yang sulit dijawab. Dalam mimpi itu aku lihat seekor lalat. Ia berdiri di tepi kolam, kolam yang begitu besar tergambar seperti lautan yang luas. Matanya amat tajam. Ia memandang jauh ke seberang. Ia hendak terbang. Adakah kepak sayapnya yang mungil akan tahan mengarungi luasnya kolam? Tetapi tidak. Ia tampak menaiki kapal. Di atas sehelai daun, lalat itu berlayar. Angin berembus pelan, tapi ia merasakannya sebagai badai topan yang bisa menenggelamkan. Betapa luas itu lautan atau kolam. Ia terombangambing di antara gelombang. Inikah rasanya berlayar? Ia ingin terbang. Ia ingin terbang. Tapi matanya yang mungil tak mampu melihat daratan. Betapa jauh daratan diseberang yang akan ia datangi. Aku terbangun dibuatnya, mulanya aku merasa mimpi itu tidak memiliki arti apa-apa. Akan tetapi, setelah aku pikir-pikir lagi, ternyata mimpi itu adalah sebuah isyarat untukku. Laut, kolam serta daratan. Adakah pulau seberang? Mungkin, dan aku pun mulai yakin, bahwa mimpi itu tentu tak datang sia-sia. Pasti ada yang hendak disampaikannya. Adakah aku telah ditegur karena telah mengabaikan orang-orang yang sayang pada ku, aku selama ini dan lebih memikirkan diri ku sendiri, aku lebih memikirkan keegoisanku. Dan sebagaimana yang aku lihat di dalam mimpi, tidakkah negeri seberang yang hendak dituju oleh lalat itu menandakan bahwa mereka telah pergi jauh dari ku? Dan jika memang demikian adanya, bukankah sebaiknya aku kembali seperti sediakala. Aku harus lebih memperhatikan orang-orang disekelilingku, orang-orang yang menyayangiku.

Surat Menyurat

Dalam era informasi ini kegiatan administrasi semakin komplek disamping berbagai macam peraturan yang ada dalam kehidupan sosial masyarakat yang juga mempengaruhi perkembangan pengolahan surat. Kesadaran dan perhatian terhadap surat yang secara informatif memberikan gambaran mengenai proses administrasi tersebut tampaknya sudah banyak disadari oleh berbagai instansi pemerintah. Oleh karena itu penciptaan, penggunaan dan penyampaian surat merupakan hal yang menjadi perhatian dibanyak kantor atau organisasi yang menjalankan sistem administrasi modern. Surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi dalam suatu instansi pemerintahan. Surat juga memiliki peranan penting dalam penyampaian informasi yang tidak langsung, agar komunikasi melalui surat dinilai efektif maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas supaya penerima atau pembaca tidak menimbulkan salah arti. Mengingat pentingnya surat dalam suatu pemerintahan maka surat dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan fungsi serta tujuan surat tersebut

Berbagai cara sistem yang dibuat untuk mengontrol surat bukan hanya untuk mendukung kegiatan administrasi dan kewajiban, namun juga surat telah dikelola secara efisien. Ditambah lagi dengan adanya sedikit demi sedikit lingkungan kerja. Dari sistem perkantoran yang jalan secara manual berubah menjadi sistem otomatis perkantoran yang bergantung pada penggunaan komputer sebagai alat bantu manajemen.Tak terlewatkan untuk mendefinisikan apa yang dimaksud surat menyurat dan komunikasi yang baik dan yang lebih penting, bagaimana melakukannya. Semuanya bertujuan untuk memahami secara lebih baik bagaimana manusia memahami dan bertukar gagasan. Dalam penulisan Tata Cara Surat Menyurat Dalam Instansi Pemerintah. Penulis memberikan syarat dengan cara tertentu yang anda harapkan agar bisa dipahami dalam menginformasikan suatu masalah. Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Seperti telah dikatakan bahwa mengadakan hubungan dengan surat apalagi dalam sebuah organisasi, instansi atau sebuah perusahaan untuk hal-hal yang tertentu memerlukan persiapan-persiapan yang meliputi :

1. Persiapan pendiktean atau pengimlaan.

2. Penulisan steno dan pengetikannya.

3. Kertas-kertas dan alat-alat tulis.

4. Pengiriman surat.

5. Pengarsipan.

6. Pemakaian tenaga kerja manusia seperti juru tik, konseptor, ahli membuat surat dan sebagainya.

Dengan demikian surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan dengan bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha. Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :

Ø Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik, membuat surat yang baik dan juga memperbaiki surat.

Ø Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya, sehingga, menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.

Ø Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk dan keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang efektif dan efisien.

Ø Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat atau warkat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.

Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan tugas-tugas pokok organisasi, korespondensi atau surat menyurat merupakan kegiatan staff atau servise staff, tetapi kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi. Dengan demikian yang perlu mengerti surat adalah :

· Seluruh pejabat atau pegawai baik dalam organisasi swasta, maupun instansi pemerintah maupun perusahaan.

· Pejabat staff maupun pejabat lini terlibat dalam pemeriksaan surat, seperti surat-surat yang dikirimkan keluar Negeri dari suatu organisasi, konssepnya selalu dibuat oleh pejabat lini sesuai dengan tugasnya masing-masing.

· Para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam hal surat-surat tertentu, karena sesuatu alasan terpaksa membuat surat sendiri.

Sedangkan yang perlu menguasai surat adalah :

· Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa dan memeriksa konsep-konsep surat.

· Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.

· Sekretaris, apakah dia sebagai sekretaris pejabat maupun sekretaris organisasi atau unit organisasi.

· Juru tik, harus menguasai tehnik pengetikannya, terutama menguasai bentuk-bentuk surat.

v Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, diantaranya :

- Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.

- Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.

- Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tanggap.

· Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal-hal sebagai berikut :

1) Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang ditulis.

2) Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan dari pengirim.

3) Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.

4) Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.

5) Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.

6) Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.

7) Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.\

A. Jenis-jenis Surat

1. Berdasarkan Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

a) Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

b) Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

c) Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

d) Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

e) Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi

B. Ciri-ciri surat dinas:

a) Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

b) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

d) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

e) Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

f) Format surat tertentu

C. Berdasarkan Wujud Surat

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :

1) Surat Yang menggunakan Kartu Pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.

2) Warkat Pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

3) Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.

4) Surat Terbuka dan Surat Tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.

5) Memorandum dan Nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.

6) Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

7) Surat Biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

D. Berdasarkan Keamanan Isinya.

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :

1) Surat Sangat Rahasia

Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

2) Surat Rahasia

Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

3) Surat konfidensial

Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

E. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:

1) Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

2) Surat Segera

Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

3) Surat Biasa

Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

F. Berdasarkan Dinas Pos

Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :

a) Surat Biasa

Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

b) Surat Kilat

Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.

c) Surat Kilat Khusus

Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .

d) Surat tercatat

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.

G. Ciri-Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

- Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

- Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:

- Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

- Menghilangkan basa-basi

- Menambahkan unsur penjelas yang hilang

- Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

- Menempatkan tanda baca yang tepat

- Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.

Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.